In goede werkorganisaties krijgen werknemers een keer per jaar een functioneringsgesprek van ongeveer een uur. In oude tijden leek dat bedreigend: ‘Nu krijg ik te horen wat ik niet goed doe’. Vandaag is dit gesprek meer een werkoverleg tussen werknemer en leidinggevende. Wat gaat goed? Wat kan beter? Hoe gaan we dat samen aanpakken? Zal het beter gaan wanneer ik een cursus volg, of een loopbaantraject?
Waarom een gesprek?
Waarom zo’n gesprek? Eigenlijk omdat organisaties niet stil staan. Bedrijven werken graag met systemen van functieclassificatie, maar zulke systemen ‘bevriezen’ de werkelijkheid. Het is belangrijk om even stil te staan en te kijken wat er werkelijk gebeurt. FNV Bouw is een groot voorstander van een goede balans tussen de belangen van de werknemers enerzijds en die van het bedrijf anderzijds. Alleen in een gezond functionerende organisatie zullen werknemers maximaal gemotiveerd zijn. Motivatie en werkkwaliteit liggen nauw samen.
Waar gaat het over?
Uitgangspunt bij elke functionerings- of beoordelingsgesprek is de functie-inhoud van de werknemer. Wat waren de afspraken bij het in dienst treden? Zijn die door de dagelijkse praktijk veranderd? In een goed gesprek wordt een lijstje aandachtspunten afgewerkt.
- de aard en het niveau van het werk, de taakstelling, de bezwarende omstandigheden, de opgelegde verantwoordelijkheid, de begeleiding;
- de relatie met het werk, de communicatie, de informatievoorziening, de relatie met de leidinggevende en de collega’s;
- factoren die het functioneren en de ontwikkeling in de functie belemmeren, de benodigde kennis en vaardigheid met betrekking tot de huidige functie;
- de toekomstplannen.
Opmaat tot scholing
Dit klinkt allemaal niet erg praktisch. Zeker niet voor wie graag een opleiding van de baas wil volgen. Want daar kan een goed functioneringsgesprek toe leiden. De beste gesprekken gaan dan ook over de echte dagelijkse werkpraktijk. Werknemers kunnen de gesprekken zelf bijsturen. Hier wat tips:
- Vertel over problemen bij de uitoefening van het werk en probeer samen oplossingen te bedenken;
- Wijs op de omstandigheden waaronder de functie wordt verricht en bespreek samen mogelijke wijzigingen;
- Maak duidelijk wanneer u toe bent aan een volgende stap omdat de functie niet meer zo uitdagend is als eerst;
- Ga met elkaar na of er mogelijkheden voor u zijn om binnen de organisatie verder te groeien;
- Laat weten naar wat voor soort taken uw belangstelling uitgaat;
- Inventariseer samen welke kennis of vaardigheden nodig zijn om een zwaardere of een andere functie te krijgen.
Wanneer werknemers en leidinggevenden dit soort gesprekken voeren, is de kans groot dat er een scholingsaanbod wordt gedaan. Het is immers in het belang van het bedrijf om de beste krachten goed gemotiveerd te houden. U kunt immers altijd uw baan opzeggen. En dan werkt u straks misschien voor de concurrent, die u wel kansen biedt om verder te groeien.
Voorbereiding
Een goed functioneringsgesprek komt niet zomaar uit de lucht vallen. U krijgt een uitnodiging. U beschikt over dezelfde informatie als uw leidinggevende: personalia, opleiding en functiebeschrijving. Of het verslag van een eerder functioneringsgesprek. U hebt de mogelijkheid zelf een extra onderwerp voor te stellen. Dat zou een opleiding kunnen zijn. Dan komt uw wens wat minder als een verrassing. Wanneer u het daar in het gesprek samen over eens wordt, is het de bedoeling dat de leidinggevende dit vastlegt in afspraken. Welke opleiding? Over welke periode? U krijgt een afschrift van dat verslag ter ondertekening.
De valkuilen
Zijn er valkuilen? Dat kunt u zelf het beste beoordelen. Hoe is uw relatie met uw chef? Of, als u zelf chef bent: hoe is de relatie met uw werknemer? Is er een sfeer van goed vertrouwen? Soms kan het verstandig zijn te vertellen waarom het op het werk niet zo goed gaat. Er kunnen thuis problemen zijn. Ziekte. Moeilijkheden met kinderen. Wanneer je van elkaar weet wat er aan de hand is, mag je op meer begrip rekenen wanneer je er eens een dag of wat minder vrolijk bijloopt.
Soms ligt de oorzaak op het werk zelf. Onderbezetting. De kwaliteit van ingeleend personeel. Overwerk. Kortom: een te hoge werkdruk. Dat moet zeker aangekaart worden. Maar bedenk ook hier weer: gaat mij dit alleen aan, of hebben hier meer collega’s last van? Zeker als deze problemen structureel zijn, begint een goede personeelsvertegenwoordiging of een or over deze zaken bij de directie. Een beoordelingsgesprek is niet bedoeld om een hele werkorganisatie te veranderen, maar om uw werk te verbeteren. Het is een individuele zaak, geen collectieve.
Bedenk dat leidinggevenden ook niet altijd een zware studie hebben gevolgd in het voeren van functioneringsgesprekken. FNV Bouw ziet maar al te vaak dat chefs dit er ook ‘maar even bij moeten doen’. Niet iedereen is daar even goed in. Het gaat vooral fout wanneer een leidinggevende de fout maakt om zijn privé-opvattingen voor te laten gaan, en niet het bedrijfsbelang.
Gaat het ook over de chef zelf?
Een functioneringsgesprek is iets tussen twee mensen. Het gaat dus niet alleen over het functioneren van de werknemer, maar ook over de leidinggevende. Wanneer die samenwerking niet helemaal lekker loopt, moet er zeker iets over gezegd worden. Dat kan lastig zijn, want u bent afhankelijk. Toch is dit een recht, het moet zelfs vastgelegd worden in een schriftelijk verslag, dat u moet ondertekenen. Een verslag moet waarheidsgetrouw zijn.
Maar ook hier is het de bedoeling om tot verbeteringen te komen. Je moet samen verder. Dan helpt een gesprek met uitzichtloze verwijten niet, ook al is er misschien van alles mis gegaan. Hou het zakelijk. Kijk samen eens terug en bedenk hoe het beter had gekund. Daar ligt mogelijk de oplossing voor het voorkomen van toekomstige problemen. En als de samenwerking wel lekker gaat, mag dat ook zeker gezegd worden.
--